Pytacie często o koszty likwidacji spółki z o.o. Nic dziwnego. Szczególnie jeśli spółka od dawna nie prowadzi działalności, nie zarabia, a nadal trzeba płacić za jej księgowość i wykonywać obowiązki związane z jej funkcjonowaniem.
Ile zatem kosztuje zamknięcie spółki? Część wydatków możecie ustalić z góry. Pozostałe zależą od tego, co trzeba w spółce uporządkować przed jej wykreśleniem z KRS.
Koszty likwidacji spółki z o.o. – od czego zależą?
Samo to, że spółka nie prowadzi działalności, nie oznacza jeszcze, że jej likwidacja będzie prosta i tania. Mogą pozostać niezakończone umowy, nierozliczone pożyczki wspólników, należności do odzyskania, majątek do sprzedania albo zaległości w dokumentacji i sprawozdaniach finansowych. To wszystko trzeba sprawdzić.
Inaczej wygląda likwidacja spółki z uporządkowaną dokumentacją, a inaczej spółki, w której najpierw trzeba nadrobić kilka lat zaległości. Dlatego przed ustaleniem budżetu warto przyjrzeć się jej rzeczywistej sytuacji.
Są jednak koszty, które możecie uwzględnić już na początku.
Notariusz albo uchwała w S24
Jeśli wspólnicy podejmują uchwałę o rozwiązaniu spółki w formie protokołu notarialnego, musicie uwzględnić wynagrodzenie notariusza, VAT oraz koszty wypisów. O konkretną kwotę najlepiej zapytać wybraną kancelarię notarialną przed umówieniem zgromadzenia.
Jeżeli Wasza spółka spełnia warunki do skorzystania z S24, możecie podjąć uchwałę przy wykorzystaniu tego systemu i uniknąć kosztu protokołu notarialnego. Nie zakładajcie jednak, że każda spółka zarejestrowana kiedyś w S24 nadal może skorzystać z tej możliwości – znaczenie mają również późniejsze zmiany umowy spółki.
Opłaty sądowe za otwarcie likwidacji i wykreślenie spółki
Opłata za wniosek o wpis otwarcia likwidacji do KRS wynosi:
- 200 zł w S24 – jeżeli zmiana jest dokonywana przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w tym systemie;
- 250 zł w PRS, czyli Portalu Rejestrów Sądowych.
Natomiast opłata za wniosek o wykreślenie spółki z KRS wynosi 300 zł.
Do tych kwot nie doliczacie już dawnej opłaty 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Dla wniosków składanych od 29 listopada 2025 r. obowiązek publikowania tych ogłoszeń został zniesiony.
Ogłoszenie w MSiG i wezwanie wierzycieli
Nadal musicie jednak uwzględnić koszt ogłoszenia o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji wraz z wezwaniem wierzycieli do zgłoszenia wierzytelności. To odrębne ogłoszenie od dawnej publikacji informacji o wpisie do KRS. Jego koszt zależy od długości tekstu. Opłata jest naliczana według liczby znaków, w tym spacji, przy stawce 0,70 zł za znak. Dlatego w budżecie warto przewidzieć na ten cel kilkaset złotych, a dokładną kwotę ustalić dla przygotowanej treści ogłoszenia. Zwykle mieści się w kwocie ok. 300 zł.
Koszty obsługi księgowej
Do opłat sądowych i kosztu ogłoszenia doliczcie obsługę księgową spółki w likwidacji, w tym przygotowanie wymaganych dokumentów i sprawozdań finansowych.
Nie zakładajcie, że dotychczasowa miesięczna opłata za księgowość obejmuje wszystkie czynności związane z likwidacją. Ustalcie z biurem rachunkowym, co mieści się w cenie, a za co trzeba będzie zapłacić dodatkowo. Zapytajcie też, czy biuro ma doświadczenie w obsłudze spółek w likwidacji. Warto to wiedzieć, zanim podejmiecie uchwałę o rozwiązaniu spółki.
Koszty obsługi prawnej
Wynagrodzenie za obsługę prawną likwidacji zależy od kancelarii, zakresu zlecenia i stopnia skomplikowania spraw spółki. Samo przygotowanie dokumentów i wniosków do KRS to inny zakres pracy niż prowadzenie procesu wymagającego uporządkowania umów, majątku, zobowiązań i zaległych obowiązków.
W mojej kancelarii wynagrodzenie za obsługę prawną procesu likwidacji zaczyna się od 6 000 zł netto + VAT. Ostateczną wycenę i zakres współpracy ustalam po zapoznaniu się z sytuacją spółki.
Opłaty sądowe, koszty notarialne, ogłoszenie w MSiG oraz obsługę księgową uwzględnijcie w budżecie odrębnie.
Archiwizacja dokumentacji pracowniczej – koszt, o którym łatwo zapomnieć
Jeśli Wasza spółka zatrudnia lub zatrudniała pracowników, uwzględnijcie również koszt uporządkowania i przekazania dokumentacji pracowniczej do dalszego przechowywania. To często pomijany wydatek, który przy większej ilości dokumentacji może stanowić istotną część kosztów likwidacji.
Dokumentacja pracownicza podlega szczególnym wymogom ustawowym dotyczącym sposobu i okresu przechowywania. Zakończenie zatrudnienia czy wykreślenie spółki z KRS nie oznacza, że można ją zniszczyć albo pozostawić w dowolnie wybranym miejscu. Trzeba zapewnić jej dalsze przechowywanie zgodnie z przepisami oraz zabezpieczyć środki na ten cel. Jeśli spółka działała przez wiele lat i zatrudniała wiele osób, koszt może być niemały. Znaczenie mają ilość i stan dokumentacji, zakres prac potrzebnych do jej uporządkowania oraz pozostały okres przechowywania.
Nie zostawiajcie tego na koniec likwidacji. Sprawdźcie wcześniej, jaką dokumentację ma spółka, i uzyskajcie wycenę od uprawnionego podmiotu zajmującego się jej przechowywaniem. Dzięki temu uwzględnicie ten wydatek w budżecie, zanim rozdysponujecie środki spółki.
Jakie dodatkowe wydatki mogą się pojawić?
W zależności od sytuacji spółki mogą dojść również koszty:
- wynagrodzenia likwidatora, jeżeli zostanie ustalone;
- sprzedaży majątku i zakończenia umów;
- postępowań sądowych i dochodzenia należności;
- uporządkowania zaległej dokumentacji;
- przechowywania pozostałych ksiąg i dokumentów po rozwiązaniu spółki.
Nie oceniajcie więc kosztu likwidacji wyłącznie przez wysokość opłat w KRS czy obsługi księgowej. To tylko część wydatków.
Zanim rozpoczniecie likwidację, sprawdźcie, co zostało w spółce do zrobienia, i ustalcie zakres współpracy z księgowością oraz kancelarią. Dzięki temu łatwiej zaplanujecie budżet i ograniczycie wydatki wynikające z zaległości, poprawek czy przedłużającego się procesu.
„Spółka od dawna nie działa. Chcemy ją tylko wykreślić z KRS”.
