Jak zarchiwizować dokumenty spółki z o.o. po zakończeniu likwidacji?

Jak zarchiwizować dokumenty spółki z o.o. po zakończeniu likwidacji?

Czy archiwizacja musi być za wynagrodzeniem czy niekoniecznie?

Gdzie można zarchiwizować dokumentację spółki?

Czy o miejscu archiwizacji należy podjąć deczyję przed zakończeniem likwidacji?

Kto podejmuje decyzję o archiwizacji dokumentacji spółki po zakończeniu likwidacji spółki?

Jedna z Czytelniczek bloga zapytała mnie o archiwizację dokumentów. Archiwizacja to ważny aspekt ostatniego etapu likwidacji spółki z o.o. Bez względu na Wasze pytania i tak temat archiwizacji pojawiłby się na blogu.

Jak zarchiwizować dokumenty spółki z o.o. po zakończeniu likwidacji?

We wpisie Likwidacja spółki z o.o. w 10 krokach możecie przeczytać o etapach likwidacji. Przed złożeniem wniosku o wykreślenie spółki z KRS zakończenie likwidacji jest ostatnim etapem. Jest to ostatni etap w procesie likwidacji podczas którego odbywa się ostatnie (zwykle tak jest) zgromadzenie wspólników, na którym wspólnicy zatwierdzają uchwałami m.in. sprawozdanie finansowe likwidacyjne, sprawozdanie finansowe na zakończenie likwidacji oraz sprawozdanie likwidatora z działalności oraz podjmują uchwałę w sprawie absolutorium.

Przy okazji wspólnicy uchwałą wyznaczają przechowawcę dokumentacji spółki, chyba że zostało to określone w umowie spółki. Przechowawcą dokumentacji może być wspólnik, były członek zarządu, likwidator czy inna osoba lub podmiot wyznaczony uchwałą. Co do zasady nie muszą być spełnione szczególne warunki, poza tym, aby dokumentacja była przechowywana w bezpiecznych warunkach (warto mieć też na względzie Rodo). A także, aby umożliwić dostęp do dokumentacji np. podczas kontroli przez organy podatkowe. Co do zasady dokumentację musicie przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia. W przypadku dokumentacji księgowej czy podatkowej będzie to 5 lat liczone od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Warto wspomnieć o art. 32 §1 i §1a ordynacji podatkowej, w którym przeczytacie:

§1.Płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta.

§1a.W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia na piśmie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku.

Zresztą samemu przedawnieniu należałoby poświęcić oddzielny wpis.

Poniżej wspominam o wyjątku dotyczącym dokumentacji pracowniczej. Nie wnikam w szczególne uregulowania branżowe, np. związane z dokumentacją medyczną.

Archiwizacja dokumentacji pracowniczej

Inne zasady niż powyższe dotyczą dokumentacji pracowniczej. A zatem dotyczy to akt osobowych pracowników i dokumentacji płacowej, którą należy przechowywać przez okres 50 lat. W przypadku tej dokumentacji obowiązują Was obowiązki wynikające z ustawy z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Zgodnie z art. 51a ust. 2 w/w ustawy dokumentacja osobowa i płacowa powinna być oddana na przechowanie archiwum państwowemu, Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich albo przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej jest działalnością regulowaną, wykonywaną przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Organem prowadzącym rejestr jest marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.

Kto podejmuje decyzję o archiwizacji dokumentacji?

Zgodnie z art. 288 § 3 k.s.h. księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny oddajecie na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub w uchwale wspólników, a w razie braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy. Zatem musicie zadbać o to, aby w protokole ze zgromadzenia wspólników znalazła się uchwała w tym zakresie.

Poniżej zamieszczam przykładowe wzory uchwał w sprawie wskazania miejsca przechowania ksiąg i dokumentów Spółki oraz dokumentacji pracowniczej.

Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników Spółki pod firmą …………………. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w likwidacji z siedzibą w ………… wskazuje, iż Pan ………………. będzie zobowiązany do przechowania ksiąg i dokumentów Spółki pod adresem: ………………. 

Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników Spółki pod firmą ……………….spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w likwidacji z siedzibą w ……………. wskazuje, iż zgodnie z ustawą o narodowym zasobie i archiwach z dnia 14.07.1983 r. dokumentacja osobowa i płacowa zostanie przekazana do ………………..z siedzibą w ………….. (adres: …….; wpis nr ….. do rejestru przechowawców ………………….)

Czy archiwizacja musi być za wynagrodzeniem?

Moim zdaniem jeśli chodzi o dokumentację, która nie jest dokumentacją pracowniczą to nie ma obowiązku odpłatnego przekazania na przechowanie. W przypadku dokumentacji pracowniczej raczej nie będziecie mieć innego wyjścia i musicie w budżecie zaplanować środki na koszty związane z archiwizacją.

Uchwała o przechowawcy dokumentów do KRS

Zwykle rekomenduję, aby wraz z wnioskiem o  wykreślenie spółki z KRS składać do KRS protokół ze zgromadzenia wspólników, w którym m.in. znajduje się uchwała o archiwizacji dokumentów. W przypadku spółki, która zatrudniała na umowę o pracę poza dokumentacją spółki do zarchiwizowania będzie również dokumentacja pracownicza. Zatem w jednej uchwale możecie wyznaczyć przechowawców dla dokumentacji spółki i dokumentacji pracowniczej. Możecie też rozbić to na dwie uchwały. Jeśli do KRS nie prześlecie uchwały, z której to wynika z pewnością KRS wezwie Was do wskazania przechowawcy dokumentacji spółki.

Mam nadzieję, że pomogłam 🙂

**********************************************

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist dla spółki z o.o. to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Checklistę wykreślenie spółki z o.o. z KRS po zakończeniu likwidacji

#autopromocja #produktwłasny

Zapraszam Was do zapoznania się z poprzednimi wpisami:

Czy przed wykreśleniem spółki z KRS należy złożyć zaległe sprawozdania finansowe?

Jak i kiedy można podzielić majątek spółki w likwidacji?

Jak zawiesić działalność gospodarczą spółki podczas likwidacji?

Uchwała o rozwiązaniu spółki z o.o. w

Zapraszam również na drugiego bloga o spółce z o.o. Zarząd w spółce z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych